CARE SUNT OBLIGATIILE ADMINISTRATORULUI DE FIRMA?

Administratorul unei firme este persoana însărcinată cu managementul general si responsabilă pentru organizarea si desfășurarea activității firmei  într-un cadru legal. Atunci când se demonstrează ca există activități ilegale în cadrul unei societăți, prima persoană care isi asumă răspunderea este administratorul. De aceea, el trebuie să fie implicat în toate aspectele decizionale cu consecințe legale:

  • Administratorul este un responsabil numit prin actul constitutiv. El poate fi o persoană fizică sau juridică si poate avea un mandat limitat, față de durata de funcționare a firmei.
  • Atunci când asociatul unic este si administrator, obligațiile sale se analizează separat si nu se confundă.
  • Nu există o baza legală unică, condensată, care să cuprindă toate obligațiile unui administrator, de aceea ne vom referi la mai multe documente conexe. Principala bază este legea societăților comerciale, 31/1990 art. ’70-71. Legea 31

Clarificăm împreună câteva obligații ale administratorului  unei firme românești:

  1. După înființarea societății, obligația de autorizare aparține administratorului. Desi acesta nu este informat la ONRC despre obligația de a autoriza codurile CAEN sau despre parcursul prin instituțiile care autorizează, administratorului ii revine totuși obligația de autorizare. Dacă nu ești sigur ca activitatea pe care o desfășori are nevoie de autorizare de funcționare, verifică aceasta informație cu contabilul si/sau juristul tău.
  2. Conducerea si organizarea contabilității este obligația administratorului. Indiferent dacă lucrezi cu un contabil sau ai angajat un director economic, aceștia răspund legal doar de execuția contabilității, iar managementul acesteia, precum si conținutul operațiunilor rămân răspunderea administratorului. Administratorul este cel care decide: duratele de depreciere ale bunurilor, condițiile de rambursare ale cheltuielilor, cheltuielile de protocol angajate, condițiile salariale acordate etc. De aceea, este important ca acesta să isi însușească atât noțiunile generale de contabilitate cât si obligațiile pe care le au, pentru a acționa informați.
  3. Desi SRL-ul este un concept de răspundere limitată a asociaților, în conformitate cu aportul de capital adus, răspunderea administratorului se poate extinde la patrimoniul personal ori de câte ori se constată o administrare defectuoasă a societății. Aceasta răspundere este atrasă solidar atunci când s-a instituit o procedură de insolvență sau faliment Legea 64/1995
  4. Administratorul este responsabil de notificarea ONPCSB atât informativă , la deschiderea activității cât si pe operațiunile tranzacționate care se se încadrează în condițiile din Legea 129/2022 : https://notificari.onpcsb.ro
  5. În fiecare an, administratorul are obligația de a reînoi declarația privind beneficiarul real în relația cu banca si la orice schimbare a beneficiarilor în relația cu ONRC.
  6. Administratorul are obligația de a asigura reprezentarea firmei în relația cu toate organele statului si poate alege să delege această  obligație către diverse persoane fizice si/sau juridice, prin diverse acte si înscrisuri.

CUM SCOT BANII DIN FIRMA ?

Una dintre cele mai acute întrebări ale antreprenorilor se referă la modul legal în care banii dintr-un SRL se întorc sau ajung în buzunarele antreprenorului.  Listăm mai jos 10 metode perfect legale pentru a scoate bani din firmă si  câteva informații despre taxele aferente acestora.

1.Decontarea cheltuielilor făcute pentru firma (taxe 0)

Organizează cheltuielile personale si profesionale si fă o separare foarte clară între acestea. Cheltuielile deductibile se referă la acelea ce pot fi decontate pe firma. Practic poți retrage din firma contravaloarea cheltuielilor făcute de tine dar care ii servesc desfășurării activității firmei. Pentru a sti ce cheltuieli poți deconta te poți folosi de categoria “cheltuieli deductibile” din codul fiscal https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/legislatie/Cod_fiscal_norme_11022020.htm#A25

O alta metoda pentru a sti ce poți deconta este de a evalua singur categoriile de cheltuieli pe care vrei sa le deduci. Dacă ele sunt logice si dacă poți explica oricând unui verificator de ce ai nevoie sa angajezi cheltuiala x pentru a desfășura activitatea, tot ce rămâne e sa te sfătuiești cu contabilul tău pe detalii si poți deconta.

2. Retragerea unui avans de cheltuieli (taxe 0)

Dacă ai nevoie sa retragi un avans, pentru aceste viitoare cheltuieli de decontat, poți retrage pana la 5000 euro.(Nu uita când faci plățile sa respecți plafonul plăților cash)  Nu uita ca aceste sume trebuiesc justificate cu documente si ca nu poți depăși aceasta suma cumulata. Spre exemplu dacă ai ridicat un avans de 5000 euro, poți sa justifici 1000 de euro, iar luna următoare poți retrage maxim 1000 euro din nou ca sa nu depășești acest prag.

Practic, în funcție de câte trageri de sume ai, vei avea grija ca în permanenta sa nu depășești acest prag.

3.Plata de dividende (taxe 5% respectiv 8%)

O data la fiecare 3 luni, ai posibilitatea de a retrage dividende împreună cu asociații tai. Dacă ai asociați, nu vei putea ridica doar tu dividende, adică părți din profitul firmei, ci toți asociații vor ridica proporțional din profit în același timp. La plata dividendelor, contabilul tău va calcula si va retine  un impozit de 5% (2022) 8% (după 2023) pe care va trebi sa îl plătești în luna următoarea reținerii sale. (ex. În noiembrie plătesc dividende nete si rețin impozitul, în luna decembrie plătesc impozitul reținut). Mai sunt câteva obligații pe care trebuie sa le verifici cu contabilul: pragul pentru plata contribuțiilor (costuri suplimentare), declarația pe venitul unic si întocmirea unui bilanț interimar, dacă este cazul.

4.Plata unor drepturi de autor (taxe 10%)

Dacă ai o marca înregistrată pe numele tău sau dacă produci conținut pentru care vrei sa păstrezi dreptul de autor, poți întocmi un contract de drepturi de autor cu firma ta si poți fi plătit în baza acestuia. Contractul de drepturi de autor are taxe mai mici decât ale unui salariu (10%) si se raportareazăsi el în declarația unică.

5. Plata salariilor (taxe 45%)

Asociatul si/sau administratorul are dreptul de a se angaja în firma si a încasa salarii si alte drepturi salariale (tichete de masă, indemnizația de mobilitate etc.) la fel ca orice alta persoana. Așa cum poate te așteptai, aceasta este cea mai “scumpă” formă de remunerare a unui asociat/administrator.

6. Plata unei diurne/indemniatie de deplasare (taxe 0)

Administratorul poate primi diurnă/indemnizație de deplasare pentru deplăsările pe care le face în interesul firmei.

Există o bază legală care stabilește care este nivelul maxim al diurnei atunci când se acordă pentru deplasări în România si în străinătate, o poți consulta aici:

https://lege5.ro/Gratuit/geydsnrsgi/diurna-hotarare-518-1995?dp=gizdmmbqgazde

7. Achiziții de bunuri personale de la asociat/administrator (taxe 0)

Asociatul si/sau administratorul poate vinde societății bunuri necesare desfășurării activității societății: un calculator, o tabletă, un telefon sau o mașină, toate pot deveni elementele unui contract de vânzare-cumparare. Desigur, la fel ca si pentru toate celelalte categorii, se va folosi un preț corect iar bunurile cumparate vor fi realmente folosite în activitate.

 

CUM SA BENEFICIEZ DE SERVICII DE CONSULTANTA DE BUSINESS IN ROMANIA?

Dacă faci afaceri de ceva timp în România știi deja că asta vine la pachet cu un puzzle de legislație și o nebuloasă de influențe în ce privește deciziile în afaceri. Drumul lupului singuratic care pornește o afacere în timp ce toți din jurul lui se tem și majoritatea îi prezintă cele mai negative scenarii, se încheie o dată cu primele reușite notabile în afacerea sa.

Urmează apoi un alt drum în care toți doresc ceva de la el sau pur și simplu au foarte multe păreri despre cum ar trebui să își conducă și să își construiască afacerea. În această etapă, antreprenorul simte cel mai mult nevoia de consultanță. În spațiul public va găsi cu ușurință o sumedenie de coach, mentori și de consultanți gata să îl ajute să facă lumină în business-ul sau.

Inevitabil se pune întrebarea: Cum îți alegi un consultant în afaceri , în această piața în creștere și dintr-o oferta atât de colorată?

Iată 4 idei care să te ghideze în alegerea ta:

  1. Coerență- Cele mai multe afaceri din România suferă de o lipsă de coerentă în acțiuni, imagine, misiune/servicii  și produse oferite, dorința și visele fondatorului etc. Caută un consultant care este coerent și concret în mesajul pe care ți-l livrează de la primul contact. Nu ai nevoie de încă o abordare abstractă pentru problemele tale concrete ci de o persoană care să le abordeze pragmatic.
  2. Calitate– Un consultant de business are o educație economică solidă și cunoștințe foarte diverse despre sistemele unei firme. Că să poți crea o afacere trebuie nu doar să ai un sistem-rețeta pus pe picioare, ci să ai un business model foarte clar susținut de un sistem. Consultantul tău trebuie să poată să discute cu ușurință despre un proces operațional dintr-o fabrică și un standard de calitate ISO, altfel nivelul lui nu este suficient pentru a livra calitate.
  3. Consistență– La fel că un bun roman, afacerea ta are nevoie de o serie de scenarii clare și coerente. Dacă informația din aceste scenarii nu este consistentă, nu faci decât să amplifici problemele existente. Un bun consultant va identifica  hibele în scenariu și va da consistentă livrării sale. Orele tale de consultanță trebuie să se concretizeze în pachete de materiale sub diverse forme, în livrabile pe care să le poți refolosi pe termen lung.
  4. Calibru– Nu te sfătuim niciodată să accepți critica de la cineva la care nu ai merge pentru sfat, dar nici să accepți sfaturi de la cineva care nu are la rândul său rezultate concrete. Este imposibil să verifici planul de afaceri cu o persoană care nu a plătit salarii câțiva ani sau care nu a trecut la rândul sau printr-o poveste de succes. În nici un caz nu îți recomandăm să alegi sablonisti care își bazează diagnosticul pe diverse teste, ca la examenul de permis auto. Ai nevoie de un om de business lângă ține, nu de un tester.

Ne-am bucura sincer să auzim despre poveștile voastre de succes și despre modul în care în echipă cu un consultant ați reușit să depășiți barierele pe care le-ați întâmpinat în afacerile voastre. Am vrea să învățăm și din experiențele voastre negative și să le împărtășim cu alți antreprenori care sunt în căutarea unui consultant și de aceea vă invităm să ne lăsăți un feedback la contact@greenbooks.ro