Reclamele pentru contabilitatea digitală sunt tot mai elaborate și pentru că ele prezintă o situație ireală în acest moment în România, ne-am hotărât să abordăm pas cu pas tema: DE CE CONTABILITATEA 100% ONLINE ÎN ROMÂNIA ESTE UN CONCEPT FALS.

O vreme ne-am întrebat (noi cei din branșă) de ce nu se sesizează CECCAR cu privire la informația falsă care circulă în spațiul public, apoi ne-am dat seama că ar fi fost ciudat ca meseria noastră să facă excepție la dezinformare pentru că piața a fost și este un spațiu plin de informații false, chiar și atunci când sunt acceptate la scară largă.

Dacă vreți să înțelegeți exact cât de digitală este contabilitatea astăzi în România, vă propunem să facem împreună un parcurs al documentelor, imediat după ce firma a fost înființată la ONRC.

Relația unei firme cu ANAF începe printr-o declarație inițială, denumită 010, care se depune pe hârtie. Cu aceasta antreprenorul declară regimul fiscal pe care îl alege: impozit pe profit/venit, cu sau fără TVA național sau intracomunitar etc. Tot în acest formular antreprenorul declară dacă va avea contabilitatea externalizată și cine este persoană fizică care își va asuma responsabilitatea pentru ținerea contabilității. Dacă regimul ales nu este unul standard pentru start-up (micro/neplătitor), atunci se depun o serie de documente certificate pentru a obține modificările solicitate: cod de TVA sau impozit pe profit. Imediat înregistrată firma, antreprenorul ajunge iar la ghișeu și cumpără Registrul Unic de Control, registru cu regim special vândut doar de ANAF, necesar a fi prezentat la orice control și verificare efectuată de stat.

Dacă antreprenorul își permite, nu se duce personal la ghișeu ci semnează o împuternicire pe care contabilul sau o altă persoană  o prezintă împreună cu o copie a CUI-ului pentru a ridica acest Registru.

Următorul pas este împuternicirea notarială sau cea simplă, știm deja că în România există mai multe tratamente legale în funcție de geografie. Această împuternicire este acordată de antreprenor pentru contabilul său, adică identifică exact persoana fizică ce răspunde de ținerea contabilității.  Acest formular se depune din nou în original la ANAF împreună cu formularul 150 și un set de copii de documente certificate cu originalul, pentru a obține dreptul de a depune declarații.

Dacă societatea are un cod CAEN ce necesită autorizare, urmează un proces ca al lui Kafka pentru a obține șirul de autorizații. Autorizațiile sunt întotdeauna un șir: întâi pompieri, apoi DSVSA, posibil mediu etc. și se încheie invariabil cu avizul de la primărie. Sigur că sunt anumite activități guvernate de legi speciale, care necesită și avize ale anumitor ministere, iar dosarul de autorizare este de multe ori o bâlbâiala între administrațiile locale și cele centrale. Nu recomandăm nici unui antreprenor să facă acest parcurs singur și știm că pentru start-up-uri aceste autorizații sunt obținute cât de poate de offline de contabili. Firmele mari își permit colaborarea cu un jurist, care va acționa și el online și offline pentru a obține avizele necesare.

După ce a primit autorizația de funcționare, firma noastră este gata de activitate.

Tot ce trebuie în această etapă este să genereze o serie de manuale, proceduri, decizii și mis en place-uri pentru a funcționa. Din fericire acestea pot fi semnate cu semnătură electronică, în cazul în care antreprenorul a investit într-una. Așa că dacă antreprenorul nostru crede că are contabilitate online și nu are semnătură electronică, e bine să revadă fluxul de la mise en place.

Tot în această etapă antreprenorul se gândește la un app de facturare sau nu, informat fiind că pentru a avea facturi electronice în România ele trebuiesc emise cu o aplicație care să conțină  back-up, vizibilitate și trasabilitate, pentru că altfel documentele emise nu sunt facturi electronice în înțelesul legii. Practic, fără suport aplicativ de acest tip, documentele devin doar formulare ce se printează și se semnează ca în vremuri aurite. Reținem deci ca facturarea poate fi 100% online, folosind aplicația potrivită.

Urmează angajarea de cheltuieli atunci când antreprenorul și echipa sa achiziționează cu facturi electronice, cu facturi fizice, cu bonuri, cu bilete și tichete, produsele și serviciile necesare pentru a desfășura activitatea. Dacă sunt implicate importuri și documente de transport, acestea sunt în majoritatea cazurilor formulare fizice care au regim special. Existența sau nu a acestor documente fizice poate duce la acordarea sau nu a dreptului de deducere a unor cheltuieli, inclusiv a TVA-ului.

Dacă documentele de achiziție sunt postate în copie/foto într-un sistem (așa cum facem și noi la greenbooks) asta nu se absolvă de a limita dreptul de deducere în funcție de forma documentului, dacă vrem să aplicăm codul fiscal și normele sale. Așa că justificativele de achiziții trebuiesc de fapt clasate și arhivate de antreprenor în dosare, pentru a putea fi accesibile contabilului și ANAF-ului în cazul unui control. Mai există o variantă în care contabilitatea poate fi 100% online și antreprenorul nu are nevoie sa claseze documente, aceea în care contabilul său nu deduce absolut nimic din cheltuieli, cu sau fără stirea antreprenorului. 

În situația în care societatea are salariați, ar fi bine de reamintit că:

• toate concediile medicale se depun și online și offline cu semnătură la CNAS
• toate dosarele de subvenții de șomaj se depun cu semnătură offline
• toate documentele de relații de muncă trebuie semnate în original sau cu semnătură electronică emisă pe numele fiecărui angajat.

După rularea unei perioade, contabilul prezintă antreprenorului rezultatul prelucrării datelor prin rapoarte, depune declarații fiscale electronic (de preferința folosind un RPA integrat cu platformele Anaf), descarcă fisa ROL electronic și o data cu ea și o serie de certificate și situații disponibile în spațiu public virtual. Aceasta este într-adevăr o latură 100% online a activității noastre.

La un anumit interval, la solicitarea antreprenorului sau la inițiativa statului, ANAF rulează controale și inspecții, la fel ca și toate instituțiile ce au participat în acel lant al autorizațiilor descris anterior. Aceasta este latura cel mai putin dezvoltată online în acest moment.

Dacă analizam un control ANAF astăzi, acesta presupune prezentarea variantei pe hârtie a minim acestor documente:

• declarațiile referitoare la taxele verificate,
• balanțele, jurnalele de vânzări și cumpărări și a documentelor rezultate din prelucrarea contabila- semnate și ștampilate, copiate în copie conforma cu originalul,
• documentele justificative care au stat la baza înregistrărilor în contabilitate,
• contractele semnate în original și traduse de traducător autorizat dacă este cazul.

O dată cu această listă de documente, ne-ar plăcea să credem că fiecare antreprenor va avea lângă el un coleg contabil documentat și cu experiență pentru că știu sigur ca acela este un moment în care 100% online isi arată adevărata fată.

Pe de altă parte dacă antreprenorul nu a dedus nimic, nu a beneficiat de nici o scutire și a plătit impozitul supraevaluat fără a fi bine informat în legătură cu asta, există șanse să încheie mulțumit acest control fără a conștientiza impactul financiar pe care l-a susținut în timp.