CUM SEPAR BANII DE MEI DE BANII FIRMEI?

Chiar si atunci când ești Soloprenor sau freelancer, unic asociat si administrator al ului SRL, banii si resursele firmei nu se confundă cu propriile resurse. Dacă nu ai angajați sau parteneri, asta nu înseamnă ca tot ce produce firma este al tău si nici ca tot ce deții tu este la dispoziția afacerii.

Pentru a folosi resursele personale în interesele firmei trebuie să ai în vedere mereu un transfer juridic de drepturi si obligații între tine si societate, iar pentru a încasa bani din conturile firmei în conturile personale se documentează un raport economic. (adică se fac completează justificative, de obicei cu sprijinul contabilului)

Ce înseamnă resursele personale folosite în interesul firmei?

  • Resursele personale folosite în interesul firmei sunt toate bunurile pe care alegi sa le pui la dispoziție afacerii, pentru ca aceasta să se dezvolte: sediul social, mașina, laptop, telefon, abonamente la diverse platforme online etc.

Toate acestea poartă un cost si este în avantajul tău să calculezi acest cost si să analizezi dacă nu ar trebui sa vinzi către SRL aceste bunuri sau să închiriezi dreptul de folosință asupra lor. Acest transfer de drepturi si obligații (da poți cere firmei sa întrețină biroul pe care i-l închiriezi) se va concretiza prin contracte si plăti efective.

Cum ajung banii mei în firmă?

La începutul activității probabil ai depus un capital social care nu a acoperit nevoia ta de finanțare. De aceea, împreună cu contabilul si/sau juristul tău ai făcut  un contract de creditare si ai trimis bani către firma cu titlu de împrumut.

  • Banii pe care i-ai împrumutat cândva firmei se pot recupera oricând prin transfer bancar. Dacă împrumutul este fără dobânda, atunci nu vei plăti taxe la încasare.

Atunci când faci cheltuieli pentru firma poți plăti direct din conturile ei sau poți sa plătești cu cardul tău si sa iti recuperezi ulterior banii. Vorbește cu contabilul tău sau tine singur o evidenta a sumelor pe care le ai de recuperat.

  • Banii pe care i-ai cheltuit pentru firma se pot recupera imediat, la fel ca si în cazul împrumutului fără dobânda, nu se plătesc taxe si impozite pe aceste sume.

Banii tai ajung in firma fie atunci când o împrumuți, fie atunci când faci cheltuieli pentru ea din fonduri proprii. 

Pentru a separa banii firmei de banii personali, este necesar sa avem în primul rând înțelegerea faptului ca purtam mereu 2 portofele (virtual vorbind) si ca trebuie sa știm când am mutat sume dintr-un portofel în altul. De fiecare data când mutam acești bani se întâmplă fie o mișcare economica, fie una care are si implicații juridice si care se manifesta prin contracte.

Despre fluxul efectiv de decontare cu firma, găsiți mai multe detalii aici: https://greenbooks.ro/cum-scot-banii-din-firma/

CARE SUNT OBLIGATIILE ADMINISTRATORULUI DE FIRMA?

Administratorul unei firme este persoana însărcinată cu managementul general si responsabilă pentru organizarea si desfășurarea activității firmei  într-un cadru legal. Atunci când se demonstrează ca există activități ilegale în cadrul unei societăți, prima persoană care isi asumă răspunderea este administratorul. De aceea, el trebuie să fie implicat în toate aspectele decizionale cu consecințe legale:

  • Administratorul este un responsabil numit prin actul constitutiv. El poate fi o persoană fizică sau juridică si poate avea un mandat limitat, față de durata de funcționare a firmei.
  • Atunci când asociatul unic este si administrator, obligațiile sale se analizează separat si nu se confundă.
  • Nu există o baza legală unică, condensată, care să cuprindă toate obligațiile unui administrator, de aceea ne vom referi la mai multe documente conexe. Principala bază este legea societăților comerciale, 31/1990 art. ’70-71. Legea 31

Clarificăm împreună câteva obligații ale administratorului  unei firme românești:

  1. După înființarea societății, obligația de autorizare aparține administratorului. Desi acesta nu este informat la ONRC despre obligația de a autoriza codurile CAEN sau despre parcursul prin instituțiile care autorizează, administratorului ii revine totuși obligația de autorizare. Dacă nu ești sigur ca activitatea pe care o desfășori are nevoie de autorizare de funcționare, verifică aceasta informație cu contabilul si/sau juristul tău.
  2. Conducerea si organizarea contabilității este obligația administratorului. Indiferent dacă lucrezi cu un contabil sau ai angajat un director economic, aceștia răspund legal doar de execuția contabilității, iar managementul acesteia, precum si conținutul operațiunilor rămân răspunderea administratorului. Administratorul este cel care decide: duratele de depreciere ale bunurilor, condițiile de rambursare ale cheltuielilor, cheltuielile de protocol angajate, condițiile salariale acordate etc. De aceea, este important ca acesta să isi însușească atât noțiunile generale de contabilitate cât si obligațiile pe care le au, pentru a acționa informați.
  3. Desi SRL-ul este un concept de răspundere limitată a asociaților, în conformitate cu aportul de capital adus, răspunderea administratorului se poate extinde la patrimoniul personal ori de câte ori se constată o administrare defectuoasă a societății. Aceasta răspundere este atrasă solidar atunci când s-a instituit o procedură de insolvență sau faliment Legea 64/1995
  4. Administratorul este responsabil de notificarea ONPCSB atât informativă , la deschiderea activității cât si pe operațiunile tranzacționate care se se încadrează în condițiile din Legea 129/2022 : https://notificari.onpcsb.ro
  5. În fiecare an, administratorul are obligația de a reînoi declarația privind beneficiarul real în relația cu banca si la orice schimbare a beneficiarilor în relația cu ONRC.
  6. Administratorul are obligația de a asigura reprezentarea firmei în relația cu toate organele statului si poate alege să delege această  obligație către diverse persoane fizice si/sau juridice, prin diverse acte si înscrisuri.

CUM SCOT BANII DIN FIRMA ?

Una dintre cele mai acute întrebări ale antreprenorilor se referă la modul legal în care banii dintr-un SRL se întorc sau ajung în buzunarele antreprenorului.  Listăm mai jos 10 metode perfect legale pentru a scoate bani din firmă si  câteva informații despre taxele aferente acestora.

1.Decontarea cheltuielilor făcute pentru firma (taxe 0)

Organizează cheltuielile personale si profesionale si fă o separare foarte clară între acestea. Cheltuielile deductibile se referă la acelea ce pot fi decontate pe firma. Practic poți retrage din firma contravaloarea cheltuielilor făcute de tine dar care ii servesc desfășurării activității firmei. Pentru a sti ce cheltuieli poți deconta te poți folosi de categoria “cheltuieli deductibile” din codul fiscal https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/legislatie/Cod_fiscal_norme_11022020.htm#A25

O alta metoda pentru a sti ce poți deconta este de a evalua singur categoriile de cheltuieli pe care vrei sa le deduci. Dacă ele sunt logice si dacă poți explica oricând unui verificator de ce ai nevoie sa angajezi cheltuiala x pentru a desfășura activitatea, tot ce rămâne e sa te sfătuiești cu contabilul tău pe detalii si poți deconta.

2. Retragerea unui avans de cheltuieli (taxe 0)

Dacă ai nevoie sa retragi un avans, pentru aceste viitoare cheltuieli de decontat, poți retrage pana la 5000 euro.(Nu uita când faci plățile sa respecți plafonul plăților cash)  Nu uita ca aceste sume trebuiesc justificate cu documente si ca nu poți depăși aceasta suma cumulata. Spre exemplu dacă ai ridicat un avans de 5000 euro, poți sa justifici 1000 de euro, iar luna următoare poți retrage maxim 1000 euro din nou ca sa nu depășești acest prag.

Practic, în funcție de câte trageri de sume ai, vei avea grija ca în permanenta sa nu depășești acest prag.

3.Plata de dividende (taxe 5% respectiv 8%)

O data la fiecare 3 luni, ai posibilitatea de a retrage dividende împreună cu asociații tai. Dacă ai asociați, nu vei putea ridica doar tu dividende, adică părți din profitul firmei, ci toți asociații vor ridica proporțional din profit în același timp. La plata dividendelor, contabilul tău va calcula si va retine  un impozit de 5% (2022) 8% (după 2023) pe care va trebi sa îl plătești în luna următoarea reținerii sale. (ex. În noiembrie plătesc dividende nete si rețin impozitul, în luna decembrie plătesc impozitul reținut). Mai sunt câteva obligații pe care trebuie sa le verifici cu contabilul: pragul pentru plata contribuțiilor (costuri suplimentare), declarația pe venitul unic si întocmirea unui bilanț interimar, dacă este cazul.

4.Plata unor drepturi de autor (taxe 10%)

Dacă ai o marca înregistrată pe numele tău sau dacă produci conținut pentru care vrei sa păstrezi dreptul de autor, poți întocmi un contract de drepturi de autor cu firma ta si poți fi plătit în baza acestuia. Contractul de drepturi de autor are taxe mai mici decât ale unui salariu (10%) si se raportareazăsi el în declarația unică.

5. Plata salariilor (taxe 45%)

Asociatul si/sau administratorul are dreptul de a se angaja în firma si a încasa salarii si alte drepturi salariale (tichete de masă, indemnizația de mobilitate etc.) la fel ca orice alta persoana. Așa cum poate te așteptai, aceasta este cea mai “scumpă” formă de remunerare a unui asociat/administrator.

6. Plata unei diurne/indemniatie de deplasare (taxe 0)

Administratorul poate primi diurnă/indemnizație de deplasare pentru deplăsările pe care le face în interesul firmei.

Există o bază legală care stabilește care este nivelul maxim al diurnei atunci când se acordă pentru deplasări în România si în străinătate, o poți consulta aici:

https://lege5.ro/Gratuit/geydsnrsgi/diurna-hotarare-518-1995?dp=gizdmmbqgazde

7. Achiziții de bunuri personale de la asociat/administrator (taxe 0)

Asociatul si/sau administratorul poate vinde societății bunuri necesare desfășurării activității societății: un calculator, o tabletă, un telefon sau o mașină, toate pot deveni elementele unui contract de vânzare-cumparare. Desigur, la fel ca si pentru toate celelalte categorii, se va folosi un preț corect iar bunurile cumparate vor fi realmente folosite în activitate.