CUM SA BENEFICIEZ DE SERVICII DE CONSULTANTA DE BUSINESS IN ROMANIA?

Dacă faci afaceri de ceva timp în România știi deja că asta vine la pachet cu un puzzle de legislație și o nebuloasă de influențe în ce privește deciziile în afaceri. Drumul lupului singuratic care pornește o afacere în timp ce toți din jurul lui se tem și majoritatea îi prezintă cele mai negative scenarii, se încheie o dată cu primele reușite notabile în afacerea sa.

Urmează apoi un alt drum în care toți doresc ceva de la el sau pur și simplu au foarte multe păreri despre cum ar trebui să își conducă și să își construiască afacerea. În această etapă, antreprenorul simte cel mai mult nevoia de consultanță. În spațiul public va găsi cu ușurință o sumedenie de coach, mentori și de consultanți gata să îl ajute să facă lumină în business-ul sau.

Inevitabil se pune întrebarea: Cum îți alegi un consultant în afaceri , în această piața în creștere și dintr-o oferta atât de colorată?

Iată 4 idei care să te ghideze în alegerea ta:

  1. Coerență- Cele mai multe afaceri din România suferă de o lipsă de coerentă în acțiuni, imagine, misiune/servicii  și produse oferite, dorința și visele fondatorului etc. Caută un consultant care este coerent și concret în mesajul pe care ți-l livrează de la primul contact. Nu ai nevoie de încă o abordare abstractă pentru problemele tale concrete ci de o persoană care să le abordeze pragmatic.
  2. Calitate– Un consultant de business are o educație economică solidă și cunoștințe foarte diverse despre sistemele unei firme. Că să poți crea o afacere trebuie nu doar să ai un sistem-rețeta pus pe picioare, ci să ai un business model foarte clar susținut de un sistem. Consultantul tău trebuie să poată să discute cu ușurință despre un proces operațional dintr-o fabrică și un standard de calitate ISO, altfel nivelul lui nu este suficient pentru a livra calitate.
  3. Consistență– La fel că un bun roman, afacerea ta are nevoie de o serie de scenarii clare și coerente. Dacă informația din aceste scenarii nu este consistentă, nu faci decât să amplifici problemele existente. Un bun consultant va identifica  hibele în scenariu și va da consistentă livrării sale. Orele tale de consultanță trebuie să se concretizeze în pachete de materiale sub diverse forme, în livrabile pe care să le poți refolosi pe termen lung.
  4. Calibru– Nu te sfătuim niciodată să accepți critica de la cineva la care nu ai merge pentru sfat, dar nici să accepți sfaturi de la cineva care nu are la rândul său rezultate concrete. Este imposibil să verifici planul de afaceri cu o persoană care nu a plătit salarii câțiva ani sau care nu a trecut la rândul sau printr-o poveste de succes. În nici un caz nu îți recomandăm să alegi sablonisti care își bazează diagnosticul pe diverse teste, ca la examenul de permis auto. Ai nevoie de un om de business lângă ține, nu de un tester.

Ne-am bucura sincer să auzim despre poveștile voastre de succes și despre modul în care în echipă cu un consultant ați reușit să depășiți barierele pe care le-ați întâmpinat în afacerile voastre. Am vrea să învățăm și din experiențele voastre negative și să le împărtășim cu alți antreprenori care sunt în căutarea unui consultant și de aceea vă invităm să ne lăsăți un feedback la contact@greenbooks.ro

CAT DE DIGITALA ESTE CONTABILITATEA IN ROMANIA

Reclamele pentru contabilitatea digitală sunt tot mai elaborate și pentru că ele prezintă o situație ireală în acest moment în România, ne-am hotărât să abordăm pas cu pas tema: DE CE CONTABILITATEA 100% ONLINE ÎN ROMÂNIA ESTE UN CONCEPT FALS.

O vreme ne-am întrebat (noi cei din branșă) de ce nu se sesizează CECCAR cu privire la informația falsă care circulă în spațiul public, apoi ne-am dat seama că ar fi fost ciudat ca meseria noastră să facă excepție la dezinformare pentru că piața a fost și este un spațiu plin de informații false, chiar și atunci când sunt acceptate la scară largă.

Dacă vreți să înțelegeți exact cât de digitală este contabilitatea astăzi în România, vă propunem să facem împreună un parcurs al documentelor, imediat după ce firma a fost înființată la ONRC.

Relația unei firme cu ANAF începe printr-o declarație inițială, denumită 010, care se depune pe hârtie. Cu aceasta antreprenorul declară regimul fiscal pe care îl alege: impozit pe profit/venit, cu sau fără TVA național sau intracomunitar etc. Tot în acest formular antreprenorul declară dacă va avea contabilitatea externalizată și cine este persoană fizică care își va asuma responsabilitatea pentru ținerea contabilității. Dacă regimul ales nu este unul standard pentru start-up (micro/neplătitor), atunci se depun o serie de documente certificate pentru a obține modificările solicitate: cod de TVA sau impozit pe profit. Imediat înregistrată firma, antreprenorul ajunge iar la ghișeu și cumpără Registrul Unic de Control, registru cu regim special vândut doar de ANAF, necesar a fi prezentat la orice control și verificare efectuată de stat.

Dacă antreprenorul își permite, nu se duce personal la ghișeu ci semnează o împuternicire pe care contabilul sau o altă persoană  o prezintă împreună cu o copie a CUI-ului pentru a ridica acest Registru.

Următorul pas este împuternicirea notarială sau cea simplă, știm deja că în România există mai multe tratamente legale în funcție de geografie. Această împuternicire este acordată de antreprenor pentru contabilul său, adică identifică exact persoana fizică ce răspunde de ținerea contabilității.  Acest formular se depune din nou în original la ANAF împreună cu formularul 150 și un set de copii de documente certificate cu originalul, pentru a obține dreptul de a depune declarații.

Dacă societatea are un cod CAEN ce necesită autorizare, urmează un proces ca al lui Kafka pentru a obține șirul de autorizații. Autorizațiile sunt întotdeauna un șir: întâi pompieri, apoi DSVSA, posibil mediu etc. și se încheie invariabil cu avizul de la primărie. Sigur că sunt anumite activități guvernate de legi speciale, care necesită și avize ale anumitor ministere, iar dosarul de autorizare este de multe ori o bâlbâiala între administrațiile locale și cele centrale. Nu recomandăm nici unui antreprenor să facă acest parcurs singur și știm că pentru start-up-uri aceste autorizații sunt obținute cât de poate de offline de contabili. Firmele mari își permit colaborarea cu un jurist, care va acționa și el online și offline pentru a obține avizele necesare.

După ce a primit autorizația de funcționare, firma noastră este gata de activitate.

Tot ce trebuie în această etapă este să genereze o serie de manuale, proceduri, decizii și mis en place-uri pentru a funcționa. Din fericire acestea pot fi semnate cu semnătură electronică, în cazul în care antreprenorul a investit într-una. Așa că dacă antreprenorul nostru crede că are contabilitate online și nu are semnătură electronică, e bine să revadă fluxul de la mise en place.

Tot în această etapă antreprenorul se gândește la un app de facturare sau nu, informat fiind că pentru a avea facturi electronice în România ele trebuiesc emise cu o aplicație care să conțină  back-up, vizibilitate și trasabilitate, pentru că altfel documentele emise nu sunt facturi electronice în înțelesul legii. Practic, fără suport aplicativ de acest tip, documentele devin doar formulare ce se printează și se semnează ca în vremuri aurite. Reținem deci ca facturarea poate fi 100% online, folosind aplicația potrivită.

Urmează angajarea de cheltuieli atunci când antreprenorul și echipa sa achiziționează cu facturi electronice, cu facturi fizice, cu bonuri, cu bilete și tichete, produsele și serviciile necesare pentru a desfășura activitatea. Dacă sunt implicate importuri și documente de transport, acestea sunt în majoritatea cazurilor formulare fizice care au regim special. Existența sau nu a acestor documente fizice poate duce la acordarea sau nu a dreptului de deducere a unor cheltuieli, inclusiv a TVA-ului.

Dacă documentele de achiziție sunt postate în copie/foto într-un sistem (așa cum facem și noi la greenbooks) asta nu se absolvă de a limita dreptul de deducere în funcție de forma documentului, dacă vrem să aplicăm codul fiscal și normele sale. Așa că justificativele de achiziții trebuiesc de fapt clasate și arhivate de antreprenor în dosare, pentru a putea fi accesibile contabilului și ANAF-ului în cazul unui control. Mai există o variantă în care contabilitatea poate fi 100% online și antreprenorul nu are nevoie sa claseze documente, aceea în care contabilul său nu deduce absolut nimic din cheltuieli, cu sau fără stirea antreprenorului. 

În situația în care societatea are salariați, ar fi bine de reamintit că:

  • toate concediile medicale se depun și online și offline cu semnătură la CNAS
  • toate dosarele de subvenții de șomaj se depun cu semnătură offline
  • toate documentele de relații de muncă trebuie semnate în original sau cu semnătură electronică emisă pe numele fiecărui angajat.

După rularea unei perioade, contabilul prezintă antreprenorului rezultatul prelucrării datelor prin rapoarte, depune declarații fiscale electronic (de preferința folosind un RPA integrat cu platformele Anaf), descarcă fisa ROL electronic și o data cu ea și o serie de certificate și situații disponibile în spațiu public virtual. Aceasta este într-adevăr o latură 100% online a activității noastre.

La un anumit interval, la solicitarea antreprenorului sau la inițiativa statului, ANAF rulează controale și inspecții, la fel ca și toate instituțiile ce au participat în acel lant al autorizațiilor descris anterior. Aceasta este latura cel mai putin dezvoltată online în acest moment.

Dacă analizam un control ANAF astăzi, acesta presupune prezentarea variantei pe hârtie a minim acestor documente:

  • declarațiile referitoare la taxele verificate,
  • balanțele, jurnalele de vânzări și cumpărări și a documentelor rezultate din prelucrarea contabila- semnate și ștampilate, copiate în copie conforma cu originalul,
  • documentele justificative care au stat la baza înregistrărilor în contabilitate,
  • contractele semnate în original și traduse de traducător autorizat dacă este cazul.

O dată cu această listă de documente, ne-ar plăcea să credem că fiecare antreprenor va avea lângă el un coleg contabil documentat și cu experiență pentru că știu sigur ca acela este un moment în care 100% online isi arată adevărata fată.

Pe de altă parte dacă antreprenorul nu a dedus nimic, nu a beneficiat de nici o scutire și a plătit impozitul supraevaluat fără a fi bine informat în legătură cu asta, există șanse să încheie mulțumit acest control fără a conștientiza impactul financiar pe care l-a susținut în timp.

 

 

 

SAF-T scurta istorie de armonizare a raportării contabile

SAF-T este o declarație informativă comparabilă nivel de complexitate cu situațiile financiare anuale. Având ca fundament standardul  de raportare OECD https://www.oecd.org, ea face parte din pachetul de măsuri de transparență în raportare, și este deja funcțională în câteva state membre: Austria, Franța, Lituania, Portugalia, Polonia și Luxembourg.

Ca punem în context această raportare, amintim o dată cu lansarea pieței unice și a monedei unice în comunitate, în perioada 1990-1999, UE a făcut eforturi considerabile pentru armonizarea legislației din domeniul financiar-contabil. Obiectivul a fost crearea unor standarde comune de raportare care permită atât structurilor naționale cât și celor europene compare datele raportate de statele membre. Acestea, ghidate de Directiva  IV https://eur-lex.europa.eu/legal-content/RO/ALL/?uri=celex:32013L0034 au armonizat legislația de raportare financiară și din 2005 au început implementarea SAF-T. Primul stat care a implementat acest sistem de raportare este Austria, unde raportarea este funcțională din 2009.

România, membră UE din anul 2007, a parcurs drumul armonizării legislației financiar-contabile cu o anumită întârziere fata de restul statelor. Această întârziere se datorează și faptului abia după aderarea la UE s-a adoptat legislația din domeniul financiar care permită armonizarea cu legislația europeană. (În etapa pre-aderare efortul de armonizare a fost unul minimal) În vreme ce există multe domenii în care legislația europeană națională nu este încă în acord cu cea UE, printre care și teme fiscale, considerăm îndeplinit cel puțin acest obiectiv de raportare prin adoptarea OMFP 1802/2014-pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situațiile financiare anuale individuale şi situațiile financiare anuale consolidate.

În acest context în care datele raportate au un grad foarte ridicat de armonizare, focusul OECD rămâne prețul de transfer și controlul economic trans-național. Cunoscând acest istoric, adoptarea SAF-T se conturează a fi exact acel instrument care permite atât UE cât și statelor membre asigure un control mult mai complex și mai frecvent al datelor raportate de agenți economici. Reținem astfel adoptarea raportării prin SAF-T presupune din start un nivel ridicat de transparență asumat față de statele membre.

Raportarea va fi obligatorie în România din ianuarie 2022 pentru toate societățile mari, termenele pentru IMMuri nefiind încă stabilite. Marii producători și implementatori de soft sunt deja pregătiți tehnic pentru SAF-T, pe baza experiențelor euopene.

Tehnic, SAF-T presupune colectarea datelor din Registrul Jurnal și raportarea lor într-un formal *xml, conform structurii propusă de ANAF aici: https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/Informatii_R/ANEXA_1_v7_101121.pdf. Pentru a clarifica o întrebare reluată în mediul on-line, fișierul nu presupune atașarea de documente justificative, raportarea fiind făcută exclusiv la nivel de înregistrare contabilă. Analizând în detaliu structura propusă de ANAF, se înțelege raportarea prin SAF-T presupune în fapt transmiterea într-un format comprimat a tuturor înregistrărilor contabile efectuate de către agentul economic.

Utilizarea acestui fișier de către ANAF, fiscul din țările membre, structurile UE va permite creșterea numărului de controale fiscale și creșterea conformării în general. Până la utilizarea SAF-T verificarea fiscală a presupus automat deplasarea la sediul contribuabilului și verificarea documentelor justificative ale societății și/sau încrucișarea cu alte informații de la societăți cu care s-au derulat tranzacții.

Așteptăm astfel o transformare a controlului fiscal după implementarea SAF-T. Așteptarea este ca verificarea fiscală în formă actuală va trebui scadă considerabil, pentru SAF-T va permite încrucișări complexe de date, volume de date verificate mult mai importante și verificări automate incomparabil superioare fata de verificările existente.