6 IDEI DE DIGITALIZARE PENTRU IMM-URI

Deseori digitalizarea in afaceri este gândită doar la nivelul marilor întreprinderi. Ne întâlnim foarte des cu atitudinea descurajată a colegilor antreprenori aflați la început de drum, ce asociază digitalizarea cu un nivel foarte ridicat al Cifrei de Afaceri.

De aceea vă prezentăm pe scurt 6 idei de digitalizare pentru un IMM aflat încă la început de drum.

De la început clarificăm faptul ca nu primim sponsorizare de la nimeni si nu promovăm produsele nimănui ci doar împărtășim cu voi din experiența noastră si a clienților noștri in ce privește domeniile pe care reușim sa le digitalizăm împreună cu un buget mic.

  1. FACTURAREA- Buget 75 Euro/an

Facturarea electronică presupune in mare existenta unei baze de date care să permită trasabilitatea documentelor emise, precum si un log al modificărilor documentelor si arhivarea acestora. Găsiți mai multe detalii despre asta a art. 319 din Codul Fiscal.

Primul pas spre digitalizare ar putea fi folosirea unui soft de facturare care să vă permită: gestionarea seriilor si numerelor de facturi, separarea responsabilităților de facturare, setarea unor facturi automate/recurente, transmiterea facturilor pe email, transmiterea unor notificări de neplată, urmărirea încasărilor si integrarea facturării cu contabilitatea.

Integrarea facturării cu contabilitatea presupune preluarea automată a facturilor in contabilitate, fără a fi necesara reintroducerea datelor ci verificarea/validarea acestora de către departamentul contabil.

Aplicațiile pe care le-am testat sunt FGO, Smartbill, Facturone. Pentru ca principalul soft de contabilitate cu care lucrăm noi este SAGA, recomandăm integrarea cu FGO care are in acest moment cele mai complete opțiuni de integrare cu SAGA. Bugetul anual este de 75 euro pentru un abonament FGO si 75 euro pentru un abonament SAGA. In cazul in care contabilul deja are un abonament SAGA, IMM-ul ar trebui sa investească doar in un abonament FGO.

  1. GESTIUNE-MODUL VANZARI- Buget 200 Euro/an

Afacerile din domeniul retail, magazine online sau Offline, Cofetăriile/Restaurantele dar si firmele care fac instalații/montaje au nevoie sa opereze cu stocuri. In aceste domenii, există un risc important de proastă gestiune sau vizibilitate ce vine din faptul ca multe afaceri nu își gestionează in timp real stocurile.

Exista mai multe soluții low cost pentru o gestiune eficienta a stocurilor:

  • Emulatoare SAGA- Casa de Marcat: acestea sunt aplicații distribuite de firmele care vând case de marcat si care permit comunicarea intre SAGA  si casa de marcat. Practic, in momentul in care se produce vânzarea, aplicația ajustează stocul in consecință si transmite in contabilitate notele contabile aferente vânzărilor si descărcărilor de gestiune dar si încasările prin POS sau cash.
  • Programe de gestiune pentru magazine OFFLINE: Microshop ar fi un bun exemplu de program care tine gestiunea cu amănuntul la magazin/punctul de lucru si care este integrat cu casa de marcat. Datele procesate nu ajung direct in SAGA dar se pot importa in program, folosind meniurile de import.
  • Lucrul in Remote pe SAGA– Daca volumul este suficient de mare, bazele de date rămân in spațiul magazinului si contabilul este cel care se conectează la un server pentru a le accesa.
  • Programe specializate de devize/gestiune comenzi pentru firmele de instalații, construcții-montaj, service.
  • Pentru magazinele online este suficienta evidenta de la WordPress care ajuta la gestionarea stocurilor si asigură statisticile de vânzare.
  • Restaurantele/Cofetăriile au nevoie de o aplicație care sa gestioneze rețetare in plus fata de stocuri. Un exemplu low cost ar fi Micro ERP care gestionează atât rețete cat si stocuri in local si legătura cu casa de marcat.

Bugetul pentru fiecare dintre aceste opțiuni nu depășește 200 euro/an si reprezintă in viziunea noastră un must-have pentru aceste tipuri de business.

  1. GESTIUNEA RESURSELOR UMANE- Buget 0-100 euro/luna

Societățile care au cel puțin 1 angajat trebuie sa organizeze o serie de documente specifice domeniului HR.

Condica zilnica de prezenta si cererile de concediu pot fi gestionate electronic prin FGO. Pontajele individuale  din FGO pot fi completate printr-un app pe telefon de către fiecare angajat, ele se centralizează la nivelul societății sau al punctelor de lucru. Aplicația poate gestiona cererile de concediu si le poate integra in pontajele individuale si centralizate.

Gestiunea SSM/PSI se poate face online prin easyssm.ro sau un sistem similar care sa permită formarea, testarea si arhivarea documentației de SSM in mode electronic.

Softurile mai avansate fac si evidenta controlului periodic de sănătate, a termenelor de evaluare si a obligațiilor de formare profesională, cu toate ca nu putem obține asta in bugetul targetat in exercițiul nostru, totuși se pot dezvolta soluții relativ simple si printr-un xls bine pus la punct.

  1. DOCUMENTELE SPECIFICE DEPLASARII

Încă nu am găsit un soft integrat care sa acopere nevoia de formularistică pentru documentele specifice deplasării. Nu vă ascundem faptul ca am discutat cu câțiva parteneri din domeniul IT si speram că vom pune bazele unui nou proiect pentru a crea un soft simplu si la îndemâna IMM-urilor.

Pana atunci avem câteva recomandări legate de gestiunea acestor documente. Dacă dețineți 5 sau mai multe mașini in flotă, atunci ar fi deja recomandat un contract cu un lanț de stații de benzină pentru eficientizarea costului cu carburantul. Printr-un soft GPS de tipul alarma.ro sau softparcauto.ro se pot gestiona atât foile de parcurs cat si alerte pentru termenele de expirare al asigurărilor, istoricul accidentelor etc.

Se poate folosi FGO pentru încărcarea documentelor de cheltuieli pe user, individual, prin fotografierea documentelor. Acest tip de încărcare poate înlocui cu succes preluarea documentelor pentru  decontul de cheltuieli. Acesta poate fi încărcat in același meniu si poate asigura preluarea parțială a datelor in contabilitate.

Exista câteva site-uri care ajuta la preluare simplificata a datelor si realizarea documentelor. Spre exemplu foideparcurs.ro ajuta la completarea ușoară a foilor de parcurs.

  1. TASK MANAGER- Buget 0

Un IMM are un sistem de realizare a TO DO-urilor foarte dinamic. Taskurile sunt de multe ori realizate si transmise 1-1, fără un follow up documentat.

Cu toate astea exista câteva softuri foarte la îndemână de care ne putem folosi, obiectivele fiind gestionarea listelor de taskuri pe dosare/teme intr-un sistem multiuser. Trello este un app care permite acest gen de interacțiune, cu un buget 0.

O alta forma de organizare poate sa fie prin Microsoft Teams si chiar prin Facebook Workspace. Daca dețineți licențe Microsoft, atunci teams este si el gratuit si la fel este si Facebook Workspace.

In aceeași idee puteți folosi Google Drive, ca ultima soluție de gestionare a unui TO DO in xls, partajat.

  1. APLICATIE DE ACCES LA DOSARUL FISCAL- Buget 0

Pentru IMM-urile care au un departament de contabilitate in intern sau care doresc vizibilitate pe dosarele fiscale, exista posibilitatea folosirii unui robot pentru accesul la platforma ANAF de depunere a declarațiilor si verificare a dosarului fiscal.

Noi folosim cu succes 4 Secunde, dar am auzit lucruri de bine si despre platforma SAGA de declarații online si despre Tigris, pe care nu l-am testat încă.

Toate cele 3 aplicații permit: verificarea mesajelor de la ANAF, solicitarea fiselor si a diferitelor documente eliberate de ANAF prin SPV, depunerea si arhivarea automata a declarațiilor.

Aceste aplicații sunt gratuite pentru utilizatorii care folosesc doar 1 cod fiscal, așa ca le considerăm pe toate cu buget 0.

 

Lista aceasta poate continua cu integrarea extraselor de cont, a intrărilor s.a.m.d.

Ce este cu adevărat important din articolul nostru este ca digitalizarea este posibilă si la bugete mici si că modalitatea cea mai eficientă pentru implementarea unor soluții este cea realizată împreună cu economiștii voștri de încredere.

Identificarea beneficiarului real al companiei si/sau al ONG-ului

În iulie, Guvernul României a modificat Legea nr. 129/2019 pentru prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului în scopul integrării Directivei (UE) 2015/849 a Parlamentului European și a Consiliului din 20 mai 2015 privind prevenirea utilizarea sistemului financiar în scopul spălării banilor sau finanțării terorismului, de modificare a Regulamentului (UE) nr. 648/2012 al Parlamentului European și al Consiliului și de abrogare a Directivelor 2005/60 / CE ale Parlamentului European și ale Consiliului și ale Comisiei 2006/70 / CE, publicată în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, seria L, nr. 141 din 5 iunie 2015; și Directiva (UE) 2016/2258 a Consiliului din 6 decembrie 2016 de modificare a Directivei 2011/16 / UE privind accesul autorităților fiscale la informații privind lupta împotriva spălării banilor, publicată în Jurnalul Oficial al Uniunii European, seria L, nr. 342 din 16 decembrie 2016.

Cele mai importante modificări aduse de aceasta lege sunt:

  1. Identificarea beneficiarului real al companiei si/sau al ONG-ului

Identificarea beneficiarului efectiv a fost întotdeauna supusă verificării în timpul oricărei inspecții fiscale a companiei sau în contextul comercial cu o bancă din România sau UE. Mai mult, conceptul de beneficiar nu este modificat de această nouă lege. Ceea ce aduce nou Legea nr. 129/2019 este necesitatea înregistrării persoanelor fizice care controlează o entitate in noile Registe ce vor tine evidenta beneficiarilor reali. Aceste noi registre în care vor apărea informații privind beneficiarii străini, vor fi:

  • un registru central organizat la nivelul Oficiului Național al Registrului Comerțului pentru persoanele juridice care au obligația de înmatriculare în registrul comerțului, cu excepția regiilor autonome, companiilor și societăților naționale;
  • un registru central organizat la nivelul Ministerului Justiției pentru asociații și fundații;
  • un registru central organizat la nivelul Agenției Naționale de Administrare Fiscală în cazul fiduciilor.
  1. Temenele de înregistrare care trebuie respectate pentru fiecare caz în parte sunt :
  • La 12 luni de la intrarea în vigoare a Legii – pentru entitățile existente;
  • La data înregistrării companiei/ONG-ului – pentru persoanele juridice care se vor înregistra după data intrării în vigoare a legii și după înființarea registrelor menționate mai sus;
  • Anual, în termen de 15 zile de la aprobarea situațiilor financiare anuale și depunerea bilanțului;
  • În termen de 15 zile de la data modificării datelor de identificare ale beneficiarului real.
  1. Clarificarea conceptului de beneficiar străin real în contextul ONG

Legea face distincția intre asociații și fundații si indică cine va fi recunoscut ca beneficiar real în „Registrul beneficiarilor efectivi ai asociațiilor și fundațiilor”. Obligația de raportare va fi in acest caz:

  • La data înregistrării în Registrul asociațiilor și fundațiilor;
  • Anual, înainte de data de 15 ianuarie;
  • În termen de 30 de zile de la data oricărei modificări la datele de identificare ale beneficiarului real.

Informațiile despre beneficiarul real al asociațiilor și fundațiilor vor fi înregistrate într-un registru central menținut de Ministerul Justiției pentru asociații și fundații.

Organizarea și funcționarea Registrului trebuie reglementate de Ministerul Justiției în termen de 120 de zile de la data intrării în vigoare a legii.

Cifra de Afaceri & Scalabilitate

50% din afacerile romanești mor in primele 42 de luni de funcționare.

Daca reușesc sa treacă de acest prag si de nivelul de start up, încep să crească  organic fiecare in ritmul impus de condițiile de piață si de management.

Cifra de Afaceri devine astfel un prim indicator urmărit de management, iar creșterea sa devine un obiectiv al întregii structuri. Pe baza lui se împart premiile pentru rezultatele obținute, se calculează cotele de piață si se fac planificările pentru creșterile viitoare. Totuși, Cifra de Afaceri este un indicator care, privit in singularitate, nu face decât sa creeze o imagine incompletă si de cele mai multe ori gonflată asupra businessului pe care îl observăm.

De fapt nu putem vorbi niciodată despre Cifra de Afaceri fără a vorbi despre rentabilitatea ei, atât in procente cat si in valoare absolută. Altfel spus, este minunat ca generăm o cifra de afaceri cu un trend amețitor de creștere dar suntem pe drumul spre stabilitate doar când relația dintre Rentabilitate si  Cifra de Afaceri este una direct proporțională.

TIP 1 „Analizează Cifra de Afaceri întotdeauna cu indicator de Rentabilitate”

Graficul unei Cifre de Afaceri privită cumulat (Luna1+Luna2+Luna3), va arata întotdeauna ca un vector cu trend de creștere frumos, din simplu fapt ca oricât de puțin am vândut in luna L2, valoarea cumulată a L1 si L2 este mai mare decât cea din L1. Astfel, genul aceasta de verificare si urmărire vizuală a rezultatelor nu poate determina decât ritmul de creștere de la o lună la alta si respectarea unui Target de creștere.

Graficul unei Cifre de Afaceri analizată comparativ lună de lună va răspunde mult mai clar la evoluția comparativă a perioadelor, iar impactul vizual va fi unul clar si simplu.

TP 2 „Analizează Cifra de Afaceri pe perioade distincte nu ca valoare cumulată”

Creșterea Cifrei de Afaceri este un indicator de creștere a întregului volum al afacerii si de aceea intervine necesitatea corelării creșterii acesteia cu creșterea capacitații interne. Scalabilitatea unei afaceri reprezintă exact acea capacitate de a controla ritmul de creștere pentru a permite structurilor, proceselor, tehnologiilor si know-howului deținut sa se adapteze la noile dimensiuni ale afacerii.

Despre scalabilitatea unei afaceri se scriu cărți întregi, principiul de baza însă este foarte simplu. Nu poți construi noi etaje ale unei case fără sa consolidezi fundația si fără sa creezi noi planșee ale construcțiilor.

Folosind un aformis, atunci când veniturile din afacerea ta sunt de 50.000 euro poți sa cazi din vârful construcției, te regrupezi si o iei de la capăt. Din vârful a unei construcții de 25. Mil euro nu cazi ci te prăbușești. Posibilitatea de a avea planșee in afacerea ta, previne o eventuală cădere sau o atenuează (cf. exemplului) de la 25 Mil euro la x Mil euro, de unde regruparea redevine din nou posibila.

Sfatul nr.3 este „Creste Cifra de Afaceri in etaje si paliere”

Graficul unei creșteri in paliere este exemplul nostru de creștere durabila pe care o dorim tuturor antreprenorilor.

Multa sănătate financiară!